注文書をFAXで送るときの送付状｜書き方・例文テンプレート

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注文書のFAX送付状は、宛先・差出人・注文番号・送る枚数を一枚にまとめる案内です。まずは、下の完成例に会社名や番号を入れてみましょう。送付状1枚と注文書2枚なら、総枚数は「本状含む全3枚」と書きます。

初めて作る方に向けて、完成例の後に各項目の書き方と送信前後の確認手順をまとめています。再送や訂正には別の文面を使い、同じ注文が二重に手配されないようにしましょう。

そのまま使える送付状の例文

標準の送付状は、送信日・宛先・差出人と用件を一枚にまとめます。以下は架空の書式例です。会社名、注文番号、枚数を自社の内容へ置き換えて使いましょう。

標準的な例文

FAX送付状

送信日：20XX年○月○日

宛先：○○株式会社 ○○部 ○○様

差出人：株式会社△△ △△部 担当△△

電話：○○-○○○○-○○○○ / FAX：○○-○○○○-○○○○

メール：自社担当者のメールアドレス

件名：注文書No.○○送付のご案内

送信枚数：本状含む全3枚（送付状1枚・注文書2枚）

平素より大変お世話になっております。

下記の通り注文書をFAXにて送付いたします。

ご査収のうえ、ご手配くださいますようお願いいたします。

記

注文書No.○○ 1通2枚

以上

送付状1枚と注文書2枚で、合計は3枚です。注文書が1枚なら「本状含む全2枚」に直し、「記」の下の枚数も合わせましょう。

「記」の下に書類名と枚数を並べる部分を、記書きと呼びます。「ご査収」は、内容を確かめて受け取ってもらうための言葉です。より平易にするなら、例文を「内容をご確認のうえ、ご手配をお願いいたします」に置き換えられます。

受領返信をお願いする例文

受信の確認が必要な場合は、返信期限と連絡方法を用件の後に添えましょう。

「恐れ入りますが、受信内容をご確認のうえ、○月○日○時までに担当○○宛てへメールで受領のご連絡をお願いいたします」

受領確認は、注文内容を承諾したことと同じとは限りません。発注受付や納期回答が必要なら、その旨を分けて記載しましょう。返信期限は相手と調整し、無理な期限を一方的に課さないようにします。

注文書のFAX送付状とは

FAX送付状は、注文書に添えて宛先、送信元、内容、枚数を伝える案内文です。注文書本体とは役割が異なります。

送る方法は取引先の指定を優先しましょう。受発注システム、メール添付のPDF、FAX、郵送のうち正式な経路を決め、原本の要否も確かめてください。複数の方法で同じ注文書を送る場合は、二重注文ではないことを相手へ伝える必要があります。

弥生の注文書FAX送付の解説でも、書き方と送信時の注意が紹介されています（2026年10月25日確認）。

受信者が内容と枚数を確認するための表紙

受信者は送付状を見て、誰から何が何枚届いたか、どの担当へ渡すかを判断します。複合機を複数部署で共有する会社では、宛先部署と担当者を明確にします。

総枚数の書き方は、先ほどの完成例の「本状含む全3枚」を参考にしてください。受信者が、届いた枚数と照合するための表示です。

注文条件は注文書本体へ書く

商品、数量、単価、金額、納期、納入場所、支払条件は、注文書本体に書く内容です。送付状だけに重要条件を加えると、注文書を読む担当者に伝わらないおそれがあります。

補足するなら「詳細は注文書No.○○のとおり」と対象を示し、条件変更は訂正版注文書や合意文書にも反映しましょう。下請法の改正に伴い施行された取適法は、対象となる委託取引の発注内容や支払いなどを定める法律です。発注書面の項目を点検するときは、下請法・取適法の注文書記載事項も参考になります。送付状を付けるだけで、注文書本体の記載が足りるわけではありません。

送付状に書く8項目

宛先・差出人・用件と、何を何枚送るかが伝わるように記載しましょう。注文書本体に載る条件は、送付状でも一致させます。

送信日・宛先・差出人・件名

見本の宛先には相手の会社名・部署名・担当者名を、差出人には自社の担当者名と連絡先を入れましょう。会社・部署宛ては「御中」、個人宛ては「様」とし、併用は避けます。同姓の担当者がいる取引先なら、部署名や役職も添えると取り違えを防げます。

件名の例は「注文書送付のご案内」「注文書No.PO-2026-0731送付」です。継続案件なら現場名や案件名も添え、どの注文かが分かる形にしましょう。「緊急」の表示は本当に期限がある場合に限り、不要な機密情報は載せないようにします。

挨拶・用件・送付内容・枚数

挨拶は簡潔にし、「下記の通り注文書を送付いたします。ご査収のほどお願いいたします」と用件を示します。見本の「記」の下に、注文書名、番号、部数、ページ数を並べましょう。

返信や受領確認が必要なら、希望期限と方法を書きます。「受領後、本日17時までにメールでご一報ください」のように具体化し、相手に無理な期限を一方的に課さないようにします。

項目	記載内容
送信日	FAXを送る日
宛先	会社名、部署、担当者名
差出人	自社の会社名、部署、担当者名
件名	注文書送付、再送などの用件
注文番号	注文書本体と同じ番号
送付内容	注文書の名称と部数
送付枚数	送付状を含む総枚数
連絡先	電話、FAX、メールなど

記載項目の参考：マネーフォワード「注文書のFAX送付状」、インターコム「FAX送付状の書き方」（2026年10月25日確認）。

注文書を再送・訂正するときの書き方

通信エラーによる再送なら「同じ注文書の再送」、内容を変えるなら「訂正版の送付」と明記しましょう。二重発注を防ぐには、前回と今回の関係を受信者へ伝える必要があります。

場面	件名の例	本文で伝える内容
ページ欠けなどによる再送	注文書No.○○再送のご案内	新規注文ではなく、前回と同じ内容の再送であること
数量などを訂正する	注文書No.○○訂正版送付のご案内	訂正箇所と版、前回分の扱い、今回の注文書に基づく手配の依頼

訂正版の場合は、旧版と新版の注文番号・版数をはっきり区別してください。前回分が既に手配されている場合もあるため、送付状だけを送り直して完了とせず、相手の担当者と処理状況を合わせておきましょう。

口頭で受けた注文を後から書面にする場合は、口頭注文日と注文番号を添え、「確認書」であることを明記しましょう。新規の追加注文と誤認されないようにするためです。

FAX送信前の確認手順

宛先番号・注文書・総ページ数を、送信前に照合しましょう。旧版や取消済みの書類を混ぜないことも大切です。

宛先番号を二重確認する

FAX番号は、注文書や社内の取引先一覧、直近の公式連絡先と照合しましょう。短縮ダイヤルを使うときも、登録名と画面上の番号の両方を見ると誤送信を防げます。

初回取引や番号変更の連絡があった場合は、既知の電話番号へ折り返し、正しい番号を確かめてから送信してください。メールで届いた番号変更だけで送り先を変えるのは避けましょう。

注文書と総ページ数を確認する

注文書本体では、次の内容を元の注文条件と照らし合わせましょう。

• 注文番号、商品、数量、単価
• 合計、消費税、納期、納入場所
• 支払条件、必要な承認印

ファイル名と更新日時を見て、取消済みや旧版が混ざっていないかも点検してください。送付状を先頭に置き、ページ番号と総枚数をそろえます。両面原稿や縮小した原稿、カラー文字は、白黒のFAXでも読めるかを確かめておきましょう。

FAX送信後の確認

送信後は、通信結果と相手の受領を確かめましょう。受信できたことと、注文を受け付けたことは分けて確認します。

通信結果を保存する

通信結果は、注文書と一緒に案件番号から探せる保管先へ残しましょう。送信日時、宛先番号、結果、ページ数が分かれば、未着やページ欠けを調べる手掛かりになります。

エラーが出たら、番号・回線・原稿詰まりを点検してください。再送するときは、同じ注文書の送り直しであることを相手へ伝え、二重発注を防ぎましょう。

受領と注文受付を分けて確認する

受信したこと、内容を読めること、注文を受け付けたこと、納期を回答したことは別です。高額・短納期の注文では、担当者へ電話やメールで注文番号と数量を読み合わせましょう。

受領確認の記録は発注台帳へ残し、注文請書や返信メールと結び付けてください。生産や支払計画を決める際は、口頭の回答だけでなく、相手が承諾した注文内容と納期を文書でも確かめておくと安心です。

誤送信と保存方法への対応

番号違いに気づいたら、送信を止め、上司・情報管理担当へ連絡し、受信先へ削除・返却を依頼します。

初動を決めておく

送信中なら可能な範囲で止め、正しい宛先へ送り直す前に、上司・情報管理担当へ相談しましょう。送信結果から番号・時刻・文書・ページ数を調べ、どの情報を送ったか整理してください。

受信先が分かる場合は、権限のある担当から、閲覧・複製せず破棄するよう依頼します。その対応結果も記録に残しましょう。個人情報や機密情報を含む場合は、社内規程と法令に沿った報告・通知が必要かの確認も欠かせません。

漏えい等の報告要否を確認する

個人データを含む誤送信は、内容や件数、二次利用の恐れなどにより個人情報保護委員会への報告や本人通知が必要になる場合があります。担当部署と専門家が公式情報に沿って判断します。

送付状を付けていても誤送信の影響は消えません。重要情報はFAX送信を認めるか、暗号化ファイルや専用システムへ切り替えるかを事前に決めます。

紙で出力したFAXとデータ保存を分ける

国税庁は、紙を読み取って送信し、受信側で書面に出力して確認・保存する場合と、複合機などで電磁的記録を送受信し、そのデータを保存する場合を区別しています。後者は電子取引に該当します。

自社でFAXが紙として残るのか、PDFなどのデータとして残るのかを、経理・文書管理の担当者と確かめておきましょう。注文書、送付状、送信結果、受領確認、注文請書を案件番号で紐づけます。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答」7-8、個人情報保護委員会「漏えい等の対応」（2026年10月25日確認）。保存年限や報告義務の適用は、取引や含まれる情報に応じて担当部署へ相談しましょう。

よくある質問

注文書のFAX送付状で迷いやすい枚数、宛名、再送の扱いを確認しましょう。

注文書をFAXで送るとき送付状は必須ですか？

法律上常に必須とは限りませんが、宛先、送信元、内容、枚数を確認する実務上の案内として役立ちます。取引先指定を優先します。

送付状を含む枚数はどう書きますか？

「本状含む全3枚」または「送付状1枚、注文書2枚」のように、含む・含まないを明確にします。

FAX送付状の宛名は御中と様のどちらですか？

会社・部署宛ては御中、個人名がある場合は様を使い、原則として併用しません。担当部署まで正確に記載します。

注文書を再送するときの文面は？

件名と冒頭に再送と記載し、注文番号、再送理由、前回分の扱いを明確にして二重発注を防ぎます。

FAXを送った後は電話確認が必要ですか？

すべてで必須ではありませんが、高額、短納期、初回取引、再送の場合は注文番号と内容を受領担当へ確認すると安全です。

誤った番号へ注文書を送ったらどうしますか？

送信停止、社内報告、内容と宛先の確認、受信先への破棄依頼を行います。個人情報等を含む場合は公式ガイダンスに沿って報告・通知要否を判断します。

まとめ

注文書のFAX送付状は、誰から何が何枚届いたかを伝える表紙です。送付する前に、次の3点を確かめておきましょう。

• 宛先、注文番号、内容が注文書本体と一致している
• 送付状を含む総ページ数が合っている
• 再送・訂正の場合は、前回分との関係が伝わる

送信後は通信結果を保存し、重要な注文は受領と注文受付を分けて確認します。まずは基本例文へ自社の宛先と注文番号を記入し、注文書本体と一緒に照合してみましょう。

注文書を受け取る側の資金繰りについて：注文書は受注内容の資料であり、その時点の確定入金を保証するものではありません。納品・検収・請求・支払期日を分け、先に来る仕入れや外注費の支払いに必要な額と期間を確認しましょう。

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