売掛金管理は誰の仕事？営業・経理の役割分担と回収手順

本記事は広告・PRを含みます。売掛金管理の担当範囲、承認権限、督促方法、記録保存は、会社の規模、契約、会計方針、対象法令によって異なります。法的措置や個別の会計・税務判断が必要な場合は、弁護士、税理士等の専門家へ相談してください。

売掛金管理は、営業か経理のどちらか一方だけの仕事ではありません。営業は取引条件、納品・検収、顧客との連絡を把握し、経理は請求、入金確認、消込、残高照合を担います。支払条件の変更や長期滞留への対応は、管理者の承認も必要です。

営業だけに任せると帳簿との照合が遅れ、経理だけに任せると顧客との約束や請求保留の理由が分からなくなります。重要なのは部署名ではなく、受注から入金までの各工程で「誰が登録し、誰が確認し、誰が承認するか」を決めることです。

売掛金担当は1人に固定せず、営業・経理・管理者で工程ごとの責任を分けるのが基本です。

この記事では、役割分担表、回収フロー、管理表の項目、遅延時の引継ぎ、小規模企業で属人化を防ぐ方法を整理します。

売掛金管理は営業と経理のどちらの仕事か

法令で一律に担当部署が決まっているわけではない

売掛金の管理を営業部または経理部のどちらが担当しなければならない、という一律の部署ルールはありません。会社の規模、販売方法、取引件数、管理システム、顧客との関係によって、適切な担当範囲は変わります。

一方で、J-Net21の債権・債務管理は、売掛金管理を会計・経理業務の一つと整理しながら、遅延時の対応は経理だけでなく営業等を含め組織的に行うことを勧めています。

つまり、「帳簿上の主担当は経理」「取引先との主担当は営業」と分けるだけでは足りません。二つの情報を期限までに結び付ける運用が必要です。

営業が持つ情報と経理が持つ情報は違う

営業は、見積金額、値引き、契約条件、納品日、検収状況、請求先部署、顧客からの問い合わせ等を把握しています。経理は、売上計上、請求書発行、銀行入金、消込、売掛金残高、月次決算等を把握しています。

たとえば、経理から見れば「未入金」でも、営業は「納品物の修正が終わるまで支払保留」と聞いている場合があります。反対に、営業が「月末に払うと言っていた」と認識していても、経理の台帳では請求書未発行という場合もあります。

営業の取引情報と経理の請求・入金情報を同じ管理表で確認できる状態が、売掛金管理の出発点です。

最終責任は管理者・経営者が持つ

与信限度額、支払サイトの延長、分割払い、値引き・相殺、回収困難債権への対応は、通常業務の入力だけで完結しません。J-Net21の解説も、受注時の支払条件から売掛金管理までを仕組みにし、経営者から営業担当者まで回収の重要性を認識する必要があるとしています。

担当者が処理し、上長または経営者が例外を承認する線引きを決めることで、営業上の判断と会計処理が個人の裁量だけで変わるのを防げます。

営業・経理・管理者の役割分担

会社ごとに調整は必要ですが、基本形は次のとおりです。

工程	営業	経理	管理者・経営者
新規取引・与信	顧客情報、商談内容、希望条件を収集	既存残高、支払実績を確認	与信限度・取引条件を承認
契約・受注	金額、支払条件、請求先を確定	請求・税区分・登録情報を確認	例外条件を承認
納品・検収	完了日、検収状況、追加作業を記録	売上・請求の証憑を確認	大幅な変更を承認
請求書発行	請求内容と顧客情報を確認	請求書を作成・送付・保存	取消し・大口値引きを承認
入金確認・消込	入金条件の変更情報を共有	銀行入金を照合し消込	長期未消込を確認
入金遅延	顧客へ事実確認・関係調整	未入金額、請求書、履歴を提示	再支払期日・出荷停止等を判断
長期滞留	商談・クレーム状況を報告	年齢表、残高、証憑を整理	法的対応、引当・貸倒等を判断

営業が担当したい業務

営業は、次の情報を請求締め日までに確定させます。

• 契約金額、単価、数量、値引き
• 締め日、支払日、支払方法
• 納品日、役務完了日、検収日
• 顧客の正式名称、請求先部署、担当者、送付方法
• 分割請求、前受金、相殺、追加請求の条件
• クレーム、返品、請求保留、支払条件変更の有無

取引先との合意が口頭や個人メールだけに残ると、経理は正しい請求書を作れません。営業担当者は、「請求できる状態になったこと」を所定の締切までに登録する役割を持ちます。

経理が担当したい業務

経理は、営業から受け取った確定情報を基に、次の処理を行います。

• 売上計上と売掛金の記帳
• 請求書の作成、送付、控えの保存
• 請求書番号、請求額、支払期日の管理
• 銀行口座の入金確認
• 請求と入金の消込
• 振込手数料、相殺、一部入金、過入金の整理
• 取引先別残高と総勘定元帳の照合
• 期限超過債権の一覧化

売掛金そのものの会計処理は、売掛金の仕訳と基本で詳しく解説しています。

管理者が承認したい業務

管理者・経営者の承認対象を金額と日数で決めます。

• 新規取引先の与信限度額
• 通常より長い支払サイト
• 既存の支払条件の変更
• 値引き、返品、相殺、債権放棄
• 期限超過後の追加受注・出荷継続
• 分割払い・再支払期日の合意
• 内容証明、支払督促、訴訟等への移行
• 貸倒引当金、貸倒損失等の会計・税務処理

担当者が約束できる範囲と、上長承認が必要な範囲を金額・延滞日数で決めておきます。

受注から入金までの標準フロー

1. 取引開始前に支払条件を登録する

受注前に、締め日、支払日、請求書の送付先、検収条件、振込手数料の負担、請求書の指定様式を確認します。営業が条件を登録し、経理が請求・会計上処理できるか確認します。

与信限度と未回収リスクの考え方はファクタリングと与信管理も参考になります。

2. 納品・役務完了・検収を記録する

請求の根拠になる納品日、役務完了日、検収日を営業または業務担当が記録します。完了条件が曖昧なまま請求すると、支払保留や請求のやり直しにつながります。

取引適正化法の対象取引では、受領日と支払期日の把握が特に重要です。営業上の「検収待ち」と、法令上の受領日の扱いを混同しないようにします。

3. 請求締め日前に請求予定を確定する

営業は、請求対象、金額、税区分、追加費用、値引き、送付先を締切までに確定します。経理は未確定・差戻し・請求保留を分け、請求漏れが翌月へ埋もれないようにします。

4. 経理が請求書を発行・保存する

経理は、登録内容と契約・納品等の証憑を照合し、請求書を発行します。送付日、送付方法、送付先、再発行履歴も残します。

国税庁の案内にあるとおり、帳簿や請求書等は適用される税法・制度に沿って保存する必要があります。電子取引で授受した請求書等は、電子データ保存の要件も確認してください。

5. 支払期日を管理表へ登録する

「月末払い」ではなく、具体的な年月日を登録します。休日の場合の扱い、分割払い、相殺予定がある場合は、入金予定額を日付ごとに分けます。

6. 入金予定日の当日・翌営業日に照合する

経理は銀行入金を確認し、請求書単位または取引先単位で消し込みます。名義違い、一括振込、一部入金、振込手数料控除は「差額あり」として残し、根拠なく全額消し込まないようにします。

入金遅延は月末にまとめて発見するのではなく、入金予定日の当日または翌営業日に検知します。

7. 未入金を営業へ即日共有する

経理は、取引先、請求書番号、請求額、未入金額、支払期日、過去の遅延履歴を営業へ共有します。営業は、請求書未着、社内承認待ち、検収・品質問題、資金繰り、単純な処理漏れ等の原因を確認します。

8. 新しい入金予定と対応履歴を残す

「来週払う」ではなく、具体的な日付、金額、回答者、連絡手段を記録します。再支払期日を営業の個人メールだけに残さず、経理と管理者が見られる管理表へ反映します。

入金遅延時の連絡とエスカレーション

遅延後の担当を曖昧にすると、「経理が連絡すると思った」「営業が対応中だと思った」という空白が生じます。会社の取引特性に合わせ、次のような期限ルールを作ります。

経過	主な対応	主担当	承認・共有
期日当日〜翌営業日	入金・請求書送付状況を再確認	経理	営業へ共有
1〜3営業日	顧客へ事実確認、新しい入金日を確認	営業	経理へ記録共有
4〜10営業日	書面・メールで請求、追加受注を確認	営業＋経理	上長へ報告
11〜30日	再支払条件、与信限度、出荷継続を判断	管理者	経営者・必要部署
31日以上	内容証明、支払督促、訴訟等を検討	管理者＋専門家	経営者承認

この日数は法定の一律基準ではなく、社内運用例です。金額、契約、相手方の状況、時効、保全の必要性によっては早めに専門家へ相談します。

最初の連絡は営業・経理どちらでもよい

取引関係を熟知する営業が連絡する方が事実確認しやすい場合があります。一方、定型的な入金確認を経理が行い、紛争・支払条件変更だけ営業へ渡す会社もあります。

重要なのは、最初に連絡する部署より、回答を管理表へ戻し、次の期限と担当者を確定することです。

取引上の問題と資金不足を分ける

未入金の原因が、請求書未着、金額違い、納品不備、検収未了等なら、まず取引上の問題を解決します。相手方の資金不足、連絡不能、約束の反復不履行なら、与信見直しや法的回収を検討します。

消滅時効の管理は売掛金の時効、債務名義取得後の回収は売掛金の差押えで確認できます。

売掛金管理が難しくなる7つの原因

1. 取引情報と入金情報が別々にある

契約・納品情報は営業のCRM、請求は販売管理、入金は会計ソフト、対応履歴はメールという状態では、誰も全体を見られません。管理表には各システムの詳細を複製するのではなく、請求番号や案件番号で相互にたどれるようにします。

2. 支払条件が文章だけで管理されている

「月末締め翌月末払い」をメモ欄だけに書くと、実際の支払期日を抽出できません。締め日、支払月、支払日、休日ルールを項目化し、請求ごとの日付を計算・確認します。

3. 請求保留の理由と解除条件がない

「営業確認中」だけでは、いつ請求できるか分かりません。保留理由、必要作業、担当者、解除予定日を登録し、締め日をまたいだ保留を一覧にします。

4. 入金名義と請求先名が一致しない

親会社・グループ会社からの振込、屋号・個人名、決済代行名義等で入金されると、自動消込できない場合があります。顧客マスターに既知の振込名義を登録し、不明入金は仮受金等の適切な処理で確認を続けます。

5. 一部入金・相殺・振込手数料控除が多い

差額を担当者の記憶で処理すると、残高が合わなくなります。差額理由、承認者、残額の回収予定、会計処理を記録します。支払条件を変更する場合は支払いサイト変更の覚書も参考にしてください。

6. 営業目標が受注額だけになっている

受注だけを評価し、回収状況を見ない運用では、支払条件が緩くなりやすくなります。少なくとも大口・長期滞留先については、営業会議でも残高と遅延を共有します。

7. 担当者しか管理方法を知らない

Excelの列定義、更新日、消込方法、例外処理、パスワード、保管場所が1人しか分からないと、休職・退職時に請求と回収が止まります。作業手順だけでなく、判断が必要な例外を一覧にします。

売掛金管理表に必要な項目

最低限、次の項目を請求書単位で管理します。

区分	項目
識別	取引先コード、取引先名、案件番号、請求書番号
担当	営業担当、経理担当、承認者
取引	契約日、納品・役務完了日、検収日
請求	請求日、請求額、税額、送付先、送付日
回収	支払期日、入金予定額、実入金日、入金額、未回収額
状態	未請求、請求済み、入金済み、差額あり、期限超過、紛争中
対応	遅延日数、最終連絡日、相手方回答、次回対応日、対応担当
根拠	契約書、注文書、納品書、検収書、請求書の保存先

残高と年齢を月1回は確認する

前掲のJ-Net21資料は、最低でも月1回、取引先ごとの売掛金残高と売上債権年齢を確認することを勧めています。日々の入金確認に加え、月次で次を確認します。

• 売掛金元帳と管理表の合計が一致するか
• 支払期日を過ぎた金額はいくらか
• 30日・60日・90日以上の滞留額はいくらか
• 同じ取引先で遅延が繰り返されていないか
• 大口取引先への残高集中が進んでいないか
• 請求保留や未消込が前月から残っていないか

滞留期間別の表は売掛金年齢表の作り方、期首・発生・回収・期末の照合は売掛金残高のロールフォワードで確認できます。

小規模企業・1人経理で属人化を防ぐ方法

1人で処理しても、1人だけで完結させない

従業員が少ない会社では、営業、請求、入金確認を同じ人が兼務する場合があります。兼務自体を直ちに避けられなくても、次の確認は経営者または別担当者が行えます。

• 新規取引・支払条件・与信限度の承認
• 請求書発行一覧と連番の確認
• 銀行入金と売掛金残高の月次照合
• 値引き、相殺、取消し、貸倒処理の承認
• 期限超過一覧と対応状況の確認

1人経理でも「処理する人」と「月次で残高・例外を確認する人」は分けます。

引継ぎ資料は通常手順と例外手順に分ける

通常手順には、データ取込、請求書発行、入金確認、消込、月次締めを記載します。例外手順には、名義違い、一部入金、相殺、過入金、請求取消し、入金遅延、顧客との紛争を記載します。

担当者が不在でも、次の入金予定日と未処理件数が分かる状態を目標にします。

ファイルの正本と更新時刻を決める

同じ管理表を個人PC、共有フォルダ、メール添付で複製すると、どれが最新か分からなくなります。正本の保存場所、編集権限、更新担当、締め時刻、バックアップ方法を決めます。

システム化する業務と人が判断する業務

自動化しやすい業務

• 契約条件から支払期日を計算する
• 請求書を定型発行・送付する
• 銀行明細を取り込む
• 金額・名義が一致する入金を候補表示する
• 期限超過を通知する
• 年齢表や取引先別残高を集計する
• 対応期限を担当者へ通知する

人が確認したい業務

• 契約・納品・検収条件の解釈
• 値引き、返品、クレーム、相殺の妥当性
• 名義違い・一部入金・不明入金の判断
• 顧客への連絡方法と関係調整
• 支払条件変更、出荷停止、法的回収への移行
• 会計・税務・法務上の個別判断

自動化の目的は担当者をなくすことではなく、異常を早く見つけ、判断が必要な案件へ時間を使えるようにすることです。

帳簿・請求書・取適法の確認点

帳簿と請求書等を適切に保存する

前掲の国税庁資料は、事業者に帳簿の記帳と保存を求めています。請求書、契約書、納品書、送り状等も、適用される制度に沿って保存します。インボイス発行事業者が交付した適格請求書の写しや提供した電磁的記録は、所定期間の保存が必要です。

保存年数を社内で一律に決める前に、法人・個人、税目、書類の種類、電子取引の有無を確認してください。

会計情報を経営判断へ戻す

中小企業庁の中小会計要領は、経理人員が少ない中小企業の実態を踏まえた会計ルールです。売掛金の記帳を決算のためだけに行うのではなく、残高・遅延・回収予定を資金繰りと受注判断へ戻すことが重要です。

取適法の対象取引では受領日と支払期日を確認する

2026年1月1日に施行された取適法の対象取引では、受領日から60日以内に支払期日を定める必要があります。公正取引委員会のQ&Aでは、取引開始時の明示だけでなく、取引経緯に関する所定の記録も必要とされています。

これは全ての売掛取引に一律適用される説明ではありません。自社と相手方の規模、委託内容等から対象取引か確認し、営業が支払条件を変更する場合も経理・管理者・必要に応じ法務が確認します。

売掛金管理で見る指標

管理表を更新するだけでなく、毎月同じ定義で数値を確認します。

期限超過額・期限超過率

支払期日を過ぎた未回収額と、売掛金残高に占める割合です。合計だけでなく、取引先別・営業担当別・経過日数別に確認します。

売掛金回転期間

売上に対して売掛金が何日分あるかを見る指標です。売上の季節性や締め日によって変動するため、単月だけでなく前年同月・過去数か月と比較します。

請求遅延件数

納品・役務完了後、社内締切までに請求情報が確定しなかった件数です。入金遅延だけでなく、請求の前工程の詰まりを発見できます。

未消込・差額件数

入金はあるが請求と一致していない件数です。金額だけでなく、何営業日残っているかを確認します。

再支払約束の不履行件数

入金遅延後に合意した新しい支払日を再び過ぎた件数です。通常の遅延とは分け、与信見直しと管理者報告の対象にします。

回収前に資金繰りが迫っている場合

売掛金管理を整えても、契約上の支払期日より前に人件費や仕入代金の支払いが来る場合があります。まず、請求漏れや遅延がないか、早期入金の交渉が可能か、支出の時期を調整できるかを確認します。

ファクタリングは、確定した売掛債権を売却して入金を早める方法です。ただし、請求できる状態にない案件、金額が確定していない案件、紛争中の債権を無理に資金化する手段ではありません。手数料、契約方式、売掛先への通知、償還請求権の有無を確認してください。

自社の状況に合う資金調達手段を整理する場合は、無料の資金調達方法診断で候補を確認できます。

よくある質問

売掛金の担当は営業と経理のどちらですか？

一律には決まりません。基本的には、営業が取引条件・納品・顧客連絡を、経理が請求・入金確認・消込・残高照合を担当し、与信限度や支払条件変更は管理者が承認します。

営業が請求書を発行しても問題ありませんか？

会社のルールとして可能ですが、請求番号、税区分、送付履歴、控えの保存、売上計上との一致を経理が確認できる仕組みが必要です。営業個人のファイルだけで発行・管理しないようにします。

入金遅延の連絡は経理からしてもよいですか？

定型的な入金確認は経理からでも構いません。金額争い、納品・検収問題、支払条件変更等がある場合は営業と連携し、回答内容と新しい入金予定を共通の管理表へ記録します。

未入金はいつ取引先へ連絡すべきですか？

まず入金予定日の当日または翌営業日に銀行入金、請求書送付、社内処理を確認し、未入金なら早めに事実確認します。連絡時期は金額、契約、過去の支払実績等に応じて社内ルールを決めてください。

小規模企業で1人が全部担当してもよいですか？

兼務せざるを得ない場合もあります。ただし、与信限度、支払条件変更、値引き・相殺、月次残高、長期滞留等は、経営者または別の担当者が確認・承認する仕組みを作ります。

Excelの売掛金管理表に最低限必要な項目は何ですか？

取引先名、請求書番号、請求日、請求額、支払期日、入金日、入金額、未回収額、営業担当、経理担当、状態、最終連絡日、次回対応日、証憑の保存先を記録します。

入金前の売掛金をファクタリングできますか？

一般に、取引が完了し、金額と支払期日が確認できる確定債権が検討対象です。請求前、金額未確定、紛争中等の案件は対象にならない場合があります。利用可否と条件は各社の審査・契約で確認してください。

まとめ

売掛金管理は、営業か経理のどちらか一方だけに任せる仕事ではありません。営業が取引条件、納品・検収、顧客対応を把握し、経理が請求、入金確認、消込、残高照合を担い、管理者が与信と例外処理を承認する形が基本です。

まず、受注から入金までの工程を並べ、各工程の主担当、協力担当、承認者、締切を決めてください。管理表には請求額だけでなく、支払期日、未回収額、担当者、対応履歴、次回対応日を持たせます。

日々の入金確認と月次の残高・年齢確認を分け、担当者が不在でも未入金と次の対応が分かる状態にすれば、請求漏れ、回収遅れ、属人化を減らせます。