売掛金元帳テンプレート｜Excel無料ダウンロード・記入例付き

本記事は広告・PRを含みます。配布するExcelは日常の売掛金管理用の簡易テンプレートです。税務申告用の帳簿や電子帳簿保存法等の要件を、このファイルだけで満たすことを保証するものではありません。会計・税務処理は税理士等へ確認してください。

請求書を発行したものの、「どの取引先から、いつ、いくら入金されるのか」が分からなくなると、回収漏れや資金不足につながります。

そこで、無料で使える売掛金元帳のExcelテンプレートを用意しました。請求額、入金額、値引き等の調整額を入力すると、未回収額、期日超過日数、回収状況が自動計算されます。

入力が必要なのは黄色いセルです。未回収額と期限超過はExcelが自動判定します。

この記事では、テンプレートの使い方、売掛金元帳に必要な項目、記入例、入金漏れを防ぐ運用方法を解説します。用語の意味から確認したい方は、売掛金元帳とは？書き方・記入例・得意先元帳との違いもあわせてご覧ください。

売掛金元帳テンプレートを無料ダウンロード

本テンプレートは、会員登録なしで使えるExcelファイルです。入力用の空欄シートと記入例を収録しています。

このテンプレートでできること

請求書ごとに1行使い、売上日、請求日、支払期日、請求額、入金日、入金額を記録します。売掛金を「取引先別」だけでなく「請求書別」に見られるため、どの請求に入金を充当したか追いやすくなります。

入金額が請求額より少ない場合は、未回収額が残ります。値引き、返品、相殺、振込手数料の差引き等は、会計処理を確認した上で調整額に入力できます。

利用する前の注意

本テンプレートは、請求・入金管理を始めるための簡易版です。会計上の売掛金元帳として使う場合は、仕訳帳、総勘定元帳、請求書、通帳等との一致を確認してください。

取引件数が多い、複数の入金を1つの請求へ充当する、消込しを自動化したい場合は、Excelだけでなく会計・請求管理システムも比較しましょう。

売掛金元帳テンプレートの使い方5ステップ

1. 基準日を確認する

売掛金元帳シート左上の「基準日」は、期日超過日数を判定する日です。ファイルを更新する日に変更してください。

基準日を固定してあるのは、過去時点の売掛金残高を再現しやすくするためです。毎日の自動更新が必要な場合は、基準日セルを更新する運用にします。

2. 請求情報を1請求書1行で入力する

取引先コード、取引先名、請求書番号、売上日、請求日、支払期日、請求額を入力します。

請求書番号は、請求書や会計ソフトと照合できる番号にしてください。「7月分」のような表記だけでは、同じ月に複数の請求があると特定できません。

3. 入金を確認して追記する

通帳やネットバンキングで入金を確認したら、入金日と入金額を追記します。入金名義が取引先名と異なる場合は、備考欄に名義や確認内容を残します。

複数の請求をまとめて入金された場合は、請求額の合計と入金額を照合し、どの請求へ充当したかを決めます。売掛金の消し込みのやり方で、照合の流れを確認できます。

4. 調整額は根拠とともに入力する

値引き、返品、相殺等で売掛金を減らすときは、調整額に金額を入力し、備考欄へ内容を残します。

単に残高を合わせるための「調整」は避けてください。会計上の仕訳と一致しないまま調整額を入れると、元帳の残高は合っても、損益や税務処理が誤る可能性があります。

5. 未回収残高と期限超過を確認する

シート上部に、総請求額、総入金額、未回収残高、期限超過残高、期限超過件数が表示されます。

少なくとも月末に1回は、未回収残高を会計ソフトの売掛金残高と照合してください。金額が異なる場合は、請求漏れ、入金の消込し漏れ、値引きや返品の仕訳漏れを確認します。

入金日が入っていても、入金額が請求額に足りなければ未回収です。日付と金額を必ずセットで照合します。

売掛金元帳とは

売掛金元帳は、掛けで売り上げた金額と、その後の入金・残高を得意先別に管理する補助簿です。「売掛帳」「得意先元帳」と呼ばれることもあります。

国税庁の「帳簿の記帳のしかた（事業所得者用）」でも、売掛帳（売掛金元帳）は得意先ごとに口座を設け、掛売りと回収状況を記載する帳簿と示されています。

総勘定元帳の売掛金残高と、売掛金元帳の取引先別残高の合計は一致する必要があります。

総勘定元帳との違い

総勘定元帳は、売掛金という勘定科目全体の増減と残高を確認する帳簿です。売掛金元帳は、その内訳を得意先や請求書ごとに確認するために使います。

帳簿・表	主な目的	確認する単位
総勘定元帳	売掛金全体の増減と残高を確認	勘定科目
売掛金元帳	掛売り・入金・未回収を管理	得意先、請求書
請求書発行一覧	請求書を発行したことを管理	請求書
入金予定表	今後の入金時期を予測	入金予定日
資金繰り表	今後の現金の過不足を予測	月、週、日

入金予定を今後の資金繰りへ反映したい場合は、資金繰り表の無料Excelテンプレートも使えます。

売掛金元帳に必要な項目

テンプレートには、次の15項目を用意しています。

項目	記入内容	確認ポイント
取引先コード	社内の得意先番号	同名企業の取り違えを防ぐ
取引先名	法人名・屋号	請求書の宛名と統一する
請求書番号	請求を特定する番号	重複のない番号にする
売上日	売上の計上日	会計ソフトと一致するか
請求日	請求書の発行日	発行漏れや送付遅れがないか
支払期日	契約上の入金期日	締め日と支払サイトから確認
請求額	税込み等、請求書の合計	請求書と一致するか
入金日	通帳で確認した日	予定日でなく実際の日を記入
入金額	実際に入金した金額	部分入金は残額を確認
調整額	値引き、返品、相殺等	備考に理由と根拠を残す
未回収額	請求額－入金額－調整額	数式を上書きしない
期日超過日数	基準日－支払期日	未回収額が残るときだけ表示
状態	期限前、期限超過、入金済等	数式で自動判定
担当者	回収確認の責任者	確認待ちを放置しない
備考	入金名義、連絡履歴、調整理由	後から判断根拠が分かるか

支払期日の決め方が分からない場合は、支払いサイトの数え方と計算方法で、締め日・請求日・支払日の関係を確認できます。

売掛金元帳の計算式

本テンプレートでは、次の考え方で未回収額を計算しています。

“text 未回収額＝請求額－入金額－調整額 “

例えば、請求額88万円に対して50万円が入金され、値引き等の調整がなければ、未回収額は38万円です。

“text 880,000円－500,000円－0円＝380,000円 “

未回収額が0円なら「入金済」、未回収額が正の数で基準日が支払期日を過ぎていれば「期限超過」と判定します。未回収額がマイナスになった場合は、過入金や二重入力の可能性があるため「要確認」と表示します。

数式を直接変更して残高を合わせるのではなく、元になった請求・入金・調整のどこが異なるかを確認します。

記入例で見る5つのパターン

パターン	請求額	入金額	調整額	未回収額	状態
全額入金	550,000円	550,000円	0円	0円	入金済
一部入金	880,000円	500,000円	0円	380,000円	期限超過
期日前・未入金	330,000円	0円	0円	330,000円	期限前
値引き調整	440,000円	430,000円	10,000円	0円	入金済
過入金	220,000円	230,000円	0円	▲10,000円	要確認

一部入金の行は、入金日を書いただけで「入金済」にしてはいけません。請求額と入金額の差額を確認し、残額の回収予定を取引先へ確認します。

過入金は、次回請求へ勝手に充当せず、取引先と経理担当者へ確認します。返金、次回相殺等の処理を決め、会計上の仕訳も合わせてください。

回収漏れを防ぐ運用ルール

更新担当者と更新日を決める

テンプレートを作っても、更新されなければ役立ちません。「請求書発行時」「毎週月曜日」「月末営業日」のように、入力・入金確認・残高照合の日を決めます。

担当者が複数いる場合は、請求情報を入れる人、通帳を照合する人、期限超過を催促する人の責任範囲を分けます。

請求書番号をキーにする

同じ取引先に毎月請求する場合、取引先名だけではどの月の入金か判断しにくくなります。請求書番号、請求額、入金名義、入金日を組み合わせて照合します。

売掛金の年齢表と併用する

未回収額の合計だけでなく、支払期日からの経過日数も確認すると、古い売掛金を優先できます。売掛金のエイジングとは？年齢表の作り方で、30日以内、31〜60日、61〜90日、90日超等に分ける方法を解説しています。

月次で総勘定元帳と照合する

売掛金元帳の未回収残高と、会計ソフトの売掛金残高を月次で照合します。差額がある場合は、総額だけでなく取引先別・請求書別に上流へさかのぼります。

売掛金元帳は作って終わりではなく、請求時の入力、週次の入金確認、月次の残高照合を繰り返して機能します。

残高が一致しないときは、次の順で確認すると原因を探しやすくなります。

1. 売上計上と請求書発行の漏れ・二重計上
2. 通帳にある入金の消込し漏れ
3. 振込手数料、値引き、返品、相殺の処理
4. 貸倒れ、貸倒引当金、誤仕訳等の会計処理

売掛金元帳の記帳・保存で注意すること

国税庁の個人事業者向け案内では、記帳対象者、記載事項、帳簿書類の保存について説明されています。青色申告者と白色申告者、現金預金取引等関係書類などで期間が異なるため、自分の申告方法に応じた最新の保存期間を確認してください。

法人の場合は、国税庁の法人が帳簿書類を保存しなければならない期間を確認してください。売掛金元帳のほか、請求書、契約書、領収書、通帳等との関係が後から説明できる状態にします。

Excel保存だけで完結とは限らない

請求書等を電子データで授受した場合の保存要件と、日常管理用のExcelファイルは同じではありません。本テンプレートに転記したからといって、元の請求書データを削除しないでください。

本テンプレートは管理用です。元の請求書や仕訳・帳簿の保存に代えるものではありません。

帳簿保存や電子取引の要件は制度改正もあるため、国税庁の最新資料と税理士等の案内を優先してください。

売掛金元帳でよくあるミス

入金日を入れただけで入金済みにする

入金日があっても、入金額が請求額と同じとは限りません。一部入金、振込手数料の差引き、過入金があるため、必ず金額を照合します。

予定入金日を実際の入金日として記録する

支払期日は契約上の予定日、入金日は通帳で確認した実際の日です。両方を同じ日付にすると、何日遅れたのか分からなくなります。

調整額の理由を残さない

調整額は便利な反面、理由を残さないと後から説明できません。値引き、返品、相殺、振込手数料等の内容、承認者、関連書類を備考欄や社内記録に残します。

期限超過を総額だけで見る

期限超過残高が同じ50万円でも、5日遅れと1回の請求からは意味が異なります。遅延日数、過去の入金履歴、取引先の状況、連絡履歴を合わせて判断します。売掛金の滞留が起きる原因と管理方法も参考にしてください。

期限超過の売掛金が見つかったときの対応

支払期日を過ぎた売掛金が見つかったら、まず自社の請求書、入金口座、請求先、請求額、締め日・支払日の認識に誤りがないかを確認します。請求書の送付漏れや宛先ミスであれば、すぐに再送します。

次に取引先へ、請求書番号、請求額、支払期日を示し、支払状況を確認します。「いつ支払えるか」を具体的な日付で回答してもらい、メール等で記録を残してください。

長期化や高額化の可能性がある場合は、契約書、請求書、納品書、検収記録、やり取りを整理し、弁護士等へ早めに相談します。売掛金を払ってくれないときの回収手順で、催促から法的手続きまでの流れを確認できます。

回収遅延で運転資金が不足する場合は、まず回収と資金繰り改善を並行します。別の正常な売掛金がある場合、ファクタリングは入金期日前に資金化する選択肢の1つです。ただし、未払いの債権が必ず買い取られるわけではなく、手数料や契約条件の比較も必要です。

売掛金元帳テンプレートに関するよくある質問

売掛金元帳テンプレートは無料で使えますか？

はい。本記事のExcelテンプレートは無料でダウンロードできます。使い方、50件分の空欄の売掛金元帳、5パターンの記入例を収録しています。

売掛金元帳はExcelで作れますか？

作れます。取引先、請求書番号、支払期日、請求額、入金日、入金額を1行に並べ、未回収額と期日超過日数を数式で計算します。

売掛金元帳に最低限必要な項目は何ですか？

最低限、取引先名、請求を特定できる番号、売上日または請求日、請求額、入金日、入金額、未回収額を記録します。回収遅延を管理するなら支払期日も必要です。

売掛帳と売掛金元帳は違いますか？

実務では、どちらも得意先別に掛売りと回収状況を記録する帳簿を指す言葉として使われることが多く、名称だけで明確に区別できない場合があります。社内で管理する項目と使い方を統一してください。

一部入金のときはどう記入しますか？

実際の入金日と入金額を入力し、未回収額を残します。備考欄に残額の入金予定日や取引先への確認履歴を記録します。

売掛金元帳の残高が会計ソフトと合わないときは？

売上や請求の計上漏れ・二重計上、入金の消込し漏れ、値引き・返品・相殺・振込手数料の処理を、取引先別・請求書別に確認します。数式を上書きして差額を消さないでください。

本テンプレートだけで帳簿保存の要件を満たせますか？

このファイルだけで税務上や電子帳簿保存法上の要件を満たすとは限りません。元の請求書や関連帳簿を保存し、事業形態や申告方法に応じて国税庁の最新案内や税理士等に確認してください。

まとめ

売掛金元帳は、掛売りと入金を得意先・請求書別に結び付け、未回収額を確認するための帳簿です。

本テンプレートでは、黄色いセルへ請求情報と入金情報を入力すると、未回収額、期日超過日数、状態、未回収残高が自動計算されます。まずは請求書を1行ずつ入力し、毎週の入金確認と月次の残高照合から始めてください。

期限超過が見つかったら、放置せず、請求内容と入金口座を確認した上で取引先へ連絡します。売掛金の状況を早く把握できれば、回収対応と資金繰り対策も前倒しできます。